Учет в СНТ. История одного поселка.
Блог про СНТ
поиск
Учет в СНТ. История одного поселка.
19 августа комментарии 13
#бухгалтерия #управление_снт
star В избранное
#бухгалтерия #управление_снт
История одного внедрения, или как "закалялся" поселок

Эта история началась давно, когда я подыскивал для семьи место в удобном для жизни коттеджном поселке, желательно не далеко от центра, с готовой инфраструктурой (детей - в садики-школы, близко поликлиника и пара-тройка приличных магазинов и желательно в пределах КАД). Такой поселок был найден и произведены необходимые инвестиции – куплен земельный участок.
Как любой занятый человек я думал: если я плачу деньги, то все необходимое сделают за меня УК, ДНП, Правление, ну, или джинн из волшебной лампы. Поначалу все было вполне прилично, я платил взносы, поселок развивался, дом строился, но с какого-то момента что-то пошло не так. Куда-то исчезло ДНП, появилось ТСН; потом на ТСН переложили функции сбора платы за электричество, воду и собственно взносы; появился сайт, куда все дружно вносили показания и с него же платили, используя платежный сервис Робокасса с бесчеловечными комиссионными за транзакцию. Бюджета явно не хватало, дороги приходили в негодность, и ко всему прочему мы выбрали подрядчика и стали подводить газ. Это по состоянию на начало 2019 года.

История внедрения

В августе 2019 года у нас сменилась управленческая команда поселка, причем совсем - выбрали нового Председателя и членов Правления. Одним из членов Правления и стал Ваш покорный слуга. Так как моя профессиональная деятельность непосредственно связана с Учетом в той или иной форме и его автоматизацией, то мне предстояло во всем этом разобраться. Что у нас за сайт, что за учётная система, на чьей стороне работает биллинг (а он должен был быть) и как они (системы) обмениваются информацией.
И вот, погружаясь в задачу, я обнаружил, что у нас просто «зоопарк». Сайт сам по себе, туда что-то заводится, он что-то считает, админ может вносить изменения как угодно и куда угодно, сквозного контроля нет и аудиторского следа тоже. Хотя о чем это я, какой аудиторский след? Нет, не слышали.
Данные в учетную систему бухгалтер переносил (читай - забивал) руками, и это когда на дворе 21 век. Доверять информации, что была на сайте – все равно, что верить в потусторонний мир, а хотелось бы более осязаемых сущностей. В общем, это было то, что называется дурным наследием, и с этим надо было что-то делать.

Итак, я приступил к выбору компонентов системы. Критерии были простые:

• Биллинг (расчет) на стороне 1С, понятный, гибко настраиваемый. Я имею в виду, что система должна была позволять гибко настраивать проводки Бухгалтеру и Администратору.  Например, из простого - каждый вид взносов относится на свой договор. Имела бы различные алгоритмы начислений для своего вида взноса, а также общие. Умела бы создавать (транслировать) результаты расчетов по настраиваемым шаблонам для одних и тех же видов операций (шаблоны проводок) и так далее. Если коротко, то система управления расчетами должна быть взрослой, а не просто аналогом продвинутого калькулятора.
• Второе - конечно, интеграция с сайтом, желательно из коробки и недорогим, ибо где взять «жирный» бюджет в нашем ТСН? У Сайта всего несколько функций – прием показаний ПУ (приборов учета), возможность получить квитанции после расчета, ну и по возможности произвести оплату, не выходя с сайта, желательно с минимальной комиссией.
• Ну и кое-что по мелочи – загрузка реестров платежей с привязкой непосредственно к плательщику, гибкая настройка разнесения оплат по взносам с учетом приоритетов и прочее.
Управляйте СНТ
и ведите бухгалтерию
в одной программе!
Ведите бухгалтерию, выгружайте данные на готовый сайт для СНТ, собирайте показания счетчиков через приложение!

Думаете, я слишком многого хочу? Да, я тоже так думал, но найти вариант все-таки удалось. Подробности процесса выбора оставим за скобками, но золотой серединой оказалась «Инфокрафт: Бухгалтерия СНТ» (https://www.gkhsoft.ru/products/snt/) в связке с сайтом. Мы приобрели лицензию на одного пользователя, плюс для нас развернули совершенно бесплатно сайт, до конца года. До этого учет велся в типовой Бухгалтерии ПРОФ, арендованной в одном из облачных сервисов.

Началось все с переноса нашей информационной базы, специалисты компании «Инфокрафт» за вполне вменяемые деньги превратили нашу типовую Бухгалтерию ПРОФ в отраслевую «Инфокрафт: Бухгалтерия СНТ» с сохранением всех наших данных. Помогли разобраться, как настроить именно наши начисления взносов. В итоге в декабре мы сделали первый тестовый расчет двух лицевых счетов. Настроили интеграцию с сайтом, заключили договор с Эквайром, ну и – «Поехали»!

Осталось только завести около 200 ЛС (лицевых счетов), внести приборы учета с их характеристиками, занести остатки по начислениям с привязкой к уже имеющимся данным БУ, внести систему адресов и собственно сами участки, ну и тогда Золотой ключик у нас в кармане.

Казалось бы, невыполнимая задача - занести в систему все эти данные за сравнительно короткий промежуток времени, настроить систему начислений, начислить взносы, сравнить с данными текущей системы, как минимум параллельно рассчитать хоть один месяц – сделать это руками не то чтобы трудно, но очень трудоемко. И вот тут подоспела помощь в виде инструмента «Помощник загрузки данных».
Выглядит этот инструмент так:



В зависимости от того, какую информацию вы хотите загрузить, помощник формирует файл шаблона, вам необходимо только заполнить его выверенными данными, которые вы хотели бы загрузить в систему, в нужный раздел и выполнить загрузку. Сразу оговорюсь, мы не все режимы использовали, но лицевые счета формировали именно так.
Далее оставалось обучить работе с сайтом пользователей, то есть чтобы сначала они зарегистрировались на сайте, добавили свои участки, отправили запрос в систему, администратор их обработал, и у каждого в личном кабинете появился свой участок, а у кого и два, и три. Инструкция по работе с сайтом, что есть на сайте в разделе инструкций, к сожалению, далека от идеала, потому пришлось потрудиться и создать свою, так сказать, «для бабушек». И это сработало: буквально за неделю на сайте зарегистрировалось более 100 жителей поселка. В качестве инструмента технической поддержки был создан отдельный групповой чат в приложении ВотсАп (на дворе опять-таки 21 век), там мы оперативно решали все возникающие вопросы (кому будет интересно, я могу предоставить свой вариант инструкции, как пройти этот квест под названием «Зарегистрируйся и добавь свой участок»). И вуаля, у нас уже есть функционирующий сайт (https://tsn-ns.snt.online/):



Далее пошла просто текущая работа, прием показаний, расчёт, выгрузка квитанций на сайт, оплата и обработка (загрузка) реестров поступающих оплат в 1С. И вот так незаметно, можно сказать в плановом порядке, задача перехода на новую систему была решена без срывов, без авралов и без ситуаций «Кажется, что-то пошло не так». Теперь большинство рутинных операций выполняются в автоматическом или полуавтоматическом режиме, Бухгалтер была просто счастлива. Учитывая, что у нас ещё шел проект постройки магистрального газопровода, а там отдельный счет и учет по нему, то, конечно, объём работы сократился минимум вдвое.

В заключении я хочу сделать несколько важных замечаний:

1. Система работает, и это самое важное.
2. Система запустилась буквально с первого раза и начала функционировать в режиме промышленной эксплуатации (принимать показания, принимать оплаты, получать результаты расчёта - квитанции), и это крайне важно - шанса на ошибку у нас не было.
3. Система, разумеется, не идеальна, идеальных систем вообще не бывает. Например, сайт морально устарел, система обмена информацией требует серьезных доработок. Но и при тех ограничениях, что есть, это работает и выполняет свои функции, а это главное.
4. У системы огромный расчетный потенциал, мы задействовали его дай бог процентов на 20.
5. Гибкость настроек трансляции результатов расчетов в контур БУ просто зашкаливает, кому-то это плюс, а кому-то и минус, потому что разобраться без специалиста в этом вопросе крайне непросто. Но когда поймешь, как это работает, жизнь упрощается за счет настроенных шаблонов проводок, главное –научиться их правильно готовить.
6. Обработка загрузки реестров очень универсальна и функционально насыщена, но опять же имеет и минусы: в текущей редакции обработка не умеет создавать документы «Операция по платежной карте», а без этих документов нельзя реализовать правильную схему контроля по эквайрингу.

Не ошибается тот, кто ничего не делает. Продукт «Инфокрафт: Бухгалтерия СНТ» ещё относительно молодой, команда работает над его улучшением, есть обратная связь. Хочу искренне пожелать команде разработчиков избавить свой продукт от детских болезней и дать в руки Председателей СНТ (ТСН) современный инструмент для ежедневной работы. Обновить шаблон сайта, сделать мобильное приложение для жильцов, решить проблему с эквайрингом и многое другое.
Если не ждать у моря погоды, а засучить рукава и системно взяться за решение задачи, необходимое решение в нужный момент обязательно будет найдено. Для нашей задачи таким решением оказался продукт «Инфокрафт: Бухгалтерия СНТ». Хочу пожелать ребятам так же продуктивно работать и развивать инструмент, а мы, Председатели, Члены правления и просто жильцы скажем им за это большое спасибо.

С уважением,

Член Правления ТСН «Новое Сойкино» (https://tsn-ns.snt.online/),

Генеральный директор компании «Винтер АйТи» (http://www.winter-it.ru/),

Зима Сергей Владимирович.

Сайт для СНТ

Голосования, онлайн оплата, форум.
Работайте с собственниками удалённо!
Узнать больше
Гладышева Юлия
Главный редактор портала «СНТ.онлайн»
Комментарии (13)
19 августа, в 12:26
Добрый день. Единственное, что я почерпнула из данной статьи!! Это НИЧЕГО, кроме конечно рекламы. Основная проблема многих СНТ,ТСН,ДНТ не в учете!! А в УПРАВЛЕНЦЕ! Учет неком.организации не так и сложен(я как гл.бух с 20 летним стажем говорю) и в 1С легче легкого! Проблема, в большинстве  в неохоте работать ПРЕДСЕДАТЕЛЯ и Правления! Люди просто опускают руки,  миряться с тем, что порой происходит, или не происходит в жизни товарищества(по опыту своей жизни в СНТ знаю), т.к. на эту должность сложно найти заинтересованного человека, да еще и грамотного, готового за достаточно небольшую (за частую) з.п. заниматься огромной работой!
19 августа, в 13:42
Полностью поддерживаю Татьяну! В статье больше рекламы вышеуказанной программы. Я работаю в СНТ бухгалтером и сама все занесла в 1С-ку и делаю начисления и оплату разношу и все поставщики у меня здесь. Ничего сложного, пока все заносила, конечно, пришлось потрудиться. Сейчас все хорошо! А привлекать кого-то, это хорошие деньги платить нужно, а где их брать? Спасибо за общение!
19 августа, в 18:54
Зоя, собственно ответ я написал выше.
19 августа, в 18:53
Добрый день, собственно я автор статьи и меня я Вас уверяю не подписывали ни на какую рекламу, все описано как есть.
Если начисления ежегодные, то конечно проблем нет, а если ежемесячные, плюс у Вас более 200 "дворов", надо принять показания по воде (и не дай бог электричество) и все это собрать и ввести в программу, сделать расчет, разослать квитанции.
Это ещё пол дела, теперь повалились платежи... их надо по лицевым разнести, хорошо бы автоматом определить от кого и за что. Так же настроить чтобы вода и электричество отваливались на один договор, а взносы на другой ... "Руками" все это делать ?
Понятно, что сам учет в ТСН простой, но вот то что описано выше, представляет собой большой объем работы и желательно БЕЗ ошибок, собственно об этом была статья, жаль что основную мысль Вы не увидели, а увидели только рекламу.
19 августа, в 23:00
Сергей, большое спасибо за статью! Видно, что она написана профессионалом. 1С прекрасная программа, если бухгалтер и "айтишник" работают вместе. А если "айтишник" еще и председатель СНТ ,то это просто здорово. Учет в СНТ действительно не сложен, но если там под 1000 участков, вопрос автоматизации расчетов очень важен. Это еще и прекрасный инструмент в руках председателя и правления для полного доверия со стороны садоводов, так как прозрачностью доходов и расходов может похвастаться редкое садоводство.  
19 августа, в 23:14
Именно, спасибо, что уловили суть. Тут ещё стоит учесть, если допустим есть "сложный" (комбинированный) расчет взноса, часть статей идет от одного параметра (например площадь участка), а часть от другого (например длинна улицы на которой находится участок), плюс часть фиксированная (административные затраты). Это все посчитать, ведь у каждого участка свои параметры расчета взноса, а он принят ОСС и обоснован ФЭО, вот тут без автоматизации никак. Так же если есть участки в совместной собственности ? Программа закрывает и этот вопрос.
Опять же полезный бонус, это оплаты непосредственно на сайте, зашел в личный кабинет посмотрел (проверил) квитанцию и тут же перешел к оплате. Есть конечно, часть садоводов, которые не хотят пользоваться этим сервисом. Но и тут есть выход, можно в квитанции настроить вывод QR - кода и по нему платить в ЛК СберБанка например. Правда надо повозиться и ещё правильно настроить сам QR код, но это сделать надо один раз. К слову сказать, квитанции тоже разные можно формировать, в типовой поставке их 5 (пять), кроме того если и эти 5 не устраивают, можно свою сделать БЕЗ привлечения программиста, а просто создав свой шаблон на основе наиболее подходящей типовой Квитанции.
19 августа, в 19:55
Татьяна, здравствуйте! Автор статьи поделился опытом, кому-то он может оказаться полезен. А поскольку автор весьма компетентен в вопросах учета и его автоматизации, то его мнение и опыт ценны вдвойне. Никаких призывов мы не имели в виду) Про грамотного управленца вы правильно говорите! Счастливо то СНТ и те садоводы, которым повезло с председателем! Однако, статья была не об этом)
27 августа, в 13:56
Юлия, добрый день! Я с вами не соглашусь), простите. Если это не реклама, то на какой круг читателей она направлена? Я работаю гл.бухгалтером много лет, и поверьте мне, уже давно оценила все плюсы автоматизации учета, как мне кажется, так же как и все, кто работает в сфере финансов бух.учета руководители фирм и т.д.! В вышеуказанной статье акцент только на определенный продукт, а не на плюсы автоматизации учета)) Уверяю вас, любая организация, при наличии грамотного управленца и финансовой возможности,с автоматизацией учета разберется на раз два)))! Ни чего познавательного, или нового в данной статье нет), кроме, повторюсь, рекламы!
27 августа, в 15:09
Татьяна, вас не проведешь) Скажем так: статья - отзыв на конкретный продукт!) В любом случае, спасибо, что читаете и делитесь мнением.
27 августа, в 15:13
Вам спасибо, за сайт), все же у вас много полезной информации) Так держать!
28 августа, в 10:29
Я работаю бухгалтером в НСТ уже пять лет. До выхода на пенсию работала главным бухгалтером на гос.службе. Автоматизацию бух.учета испытала и оценила. Статья - реклама замечательная. Но не каждому НСТ по карману.  До меня никакого учета в НСТ не велось, ПКО не выписывались. Чтобы навести порядок, пришлось потрудиться. У меня нет 1С бухгалтерии, я все делаю вручную, 164 собственника, электроэнергия, смешанная система начисления взносов. Сама разработала всякие учетные  формы и своды, заключила договор на электронную отчетность, на квитанции со штрих кодом.  Трудно было, многие были недовольны, не верили в честность и порядочность. Но все прошло и последнее собрание показало, что садоводы доверяют мне и относятся с огромным уважением. Сменилось два председателя, но жизнь НСТ идет своим чередом. Если есть желание работать, то можно все преодолеть. Всем руководителям и бухгалтерам НСТ удачи и терпения!
31 августа, в 10:47
Ирина, спасибо за то, что поделились опытом! Вашему НСТ повезло с вами! Вы настоящая труженица.
1 сентября, в 13:58
Юлия, огромное спасибо! Многое узнаю из Ваших публикаций.  
Оформите бесплатную подписку на e-mail,
чтобы не пропустить интересные новости из мира СНТ!