Сегодня продолжим важную тему общих собраний СНТ и обсудим, какие документы должны сопровождать процедуру подготовки и проведения общего собрания.

Почему важно правильно задокументировать собрание? Потому что благодаря такому документальному подтверждению садоводы всегда смогут убедиться, а председатель -  доказать, что процедура голосования проведена по закону, и принятые решения легитимны, а значит обязательны для исполнения всеми садоводами.

Некоторые документы возникают в процессе проведения собрания, другие же используются как вспомогательные, хотя могут быть созданы и существовать независимо от собрания.


Решение о проведении ОС

В зависимости от того, кто инициирует собрание, таким документом может быть:

-  Протокол заседания правления с решением о проведении ОС, повесткой дня, закрепленной формой проведения голосования (очная/заочная).

Обратите внимание! Протоколы заседаний правления хранятся в делах товарищества не менее 49 лет (п.6 ст.21 ФЗ-217).

-  Если собрание инициировано группой садоводов (внеочередное собрание) - письменное требование о проведении собрания, решение инициативной группы со списком садоводов и подписями, с указанием вопросов повестки и предлагаемых вариантов решения по ним (п.10 ст.17 ФЗ-217).

-  Решение ревизионной комиссии о проведении внеочередного собрания, с подписями членов ревизионной комиссии и указанием вопросов повестки.

-  Требование органа местного самоуправления о проведении общего собрания, с указанием вопросов повестки.

При этом, если собрание инициируют садоводы, ревизоры или органы власти, документально оформленное “требование о проведении внеочередного общего собрания членов товарищества вручается лично председателю товарищества либо направляется заказным письмом с уведомлением о вручении председателю товарищества или в правление товарищества по месту нахождения товарищества” (п.9 ст.17 ФЗ-217).


Уведомление о собрании

Оформляется и рассылается садоводам с учетом всех требований закона (п.13-18 ст.17 ФЗ-217), независимо от того, кто инициирует собрание - правление, садоводы, органы местного самоуправления.

Уведомить нужно не менее чем за две недели до собрания: направить уведомление по адресам, указанным в реестре (почтовым или электронным); разместить на сайте товарищества; вывесить на информационном щите; можно разместить в СМИ.

Уведомление должно содержать повестку с четко сформулированными вопросами (без расплывчатых пунктов “разное” и “прочее”), дату, время, место проведения собрания.

Обратите внимание на новшество в законодательстве, касающееся в том числе и уведомления о собрании, а именно - новый пункт 6.1 ст.17 ФЗ-217 ( введен ФЗ-369 от 09.11.2020 г.):

“Уставом товарищества могут определяться конкретный день, время, место проведения и повестка ежегодного общего собрания членов товарищества, а также порядок ознакомления с проектами документов и иными материалами, планируемыми к рассмотрению на таком общем собрании членов товарищества. В этом случае ежегодное общее собрание членов товарищества по вопросам, указанным в уставе товарищества, проводится без их предварительного уведомления. В случае проведения ежегодного общего собрания членов товарищества в указанный день по иным вопросам, предусмотренным частью 1 настоящей статьи, члены товарищества, а также лица, указанные в части 1 статьи 5 настоящего Федерального закона (в случае включения в повестку такого общего собрания членов товарищества вопросов, указанных в части 16 настоящей статьи), должны быть проинформированы о перечне вопросов, включенных в повестку такого общего собрания членов товарищества, в порядке, предусмотренном частями 13 - 17 настоящей статьи.”


То есть, если в уставе вашего СНТ уже закреплена информация о ежегодном очередном собрании, то о нем можно дополнительно не уведомлять садоводов, при условии, что повестка, дата, время и место проведения собрания не изменены. Как только появляются малейшие изменения, уведомление о собрании станет вновь необходимо.


Проекты документов, которые планируется утвердить на собрании

Эти документы должны быть готовы для ознакомления не менее чем за 7 дней до собрания. Их можно разместить на сайте товарищества; на информационном щите или в доме правления - с видеофиксацией/фотофиксацией, чтобы можно было доказать факт своевременного предоставления документов садоводам для ознакомления. Можно разослать по адресам электронной почты, указанным в реестре членов.


Реестр членов

Реестр членов товарищества и список индивидуалов могу вестись раздельно, а могут представлять собой единый документ с пометками - кто есть кто. Реестр ведется независимо от собраний, но активно используется при их проведении.

Важно поддерживать реестр в актуальном виде. Кворум на собраниях считаем от членов - значит, важно четко понимать, кто является членом на момент проведения собрания. Это понимание важно и для подсчета количество голосов по различным вопросам повестки. Ведь необходимо разграничивать: вопросы, по которым голосуют индивидуалы наравне с членами, и вопросы, по которым голосуют только члены СНТ; вопросы, где решение принимается простым большинством голосов, и вопросы, где решает квалифицированное большинство в две трети от числа присутствующих на собрании членов товарищества.

Подробнее о реестре: “Реестр членов СНТ”

Доверенности

Доверенности на участие в собрании/голосовании должны быть в конечном итоге приложены к протоколу собрания (оригиналы или копии).

Достаточно простой письменной формы доверенности, оформленной в соответствии с требованиями ст.185-189 ГК РФ. Нотариально заверять не нужно.

О доверенностях подробно писали в статье  “Голосование по доверенности на общем собрании СНТ”.


Регистрационный список /явочный лист

Унифицированной формы списка нет.

В шапке списка указываем: "список участников собрания СНТ “,,,”", название собрания (очередное, внеочередное), место проведения собрания, дата проведения собрания. Заголовок списка участников собрания может быть рукописным или печатным, но исправления в заголовке не допускаются. Понятно, что данные в шапке регистрационного листа должны совпадать с данными в шапке протокола собрания (тип собрания, дата, место проведения). Совпадать должно и количество участников собрания.

Сам список удобно создавать в виде таблицы из пяти столбцов: 1 -  номер записи; 2 -  номер земельного участка участника собрания; 3 - фамилия участника собрания; 4 - отметка о представительстве - “лично” или фамилия доверенного лица (если член товарищества участвует в собрании через доверенное лицо); 5 - подпись участника собрания или его доверенного лица.

Список прикладываем к протоколу собрания.  


Бюллетени/бланки для голосования

Удобнее использовать подготовленные заранее печатные формы, чем голосовать руками и пытаться верно подсчитать количество этих самых рук в жестких условиях собрания. Тем более, когда садоводов в товариществе не 40 человек, а несколько сотен.

Форма бланков не унифицирована - готовим их самостоятельно, в зависимости от специфики собрания, количества вопросов.
Можно составить два вида бюллетеней - для членов СНТ и для индивидуалов. Они будут отличаться количеством вопросов.

В бюллетене должно быть:

-  форма проведения ОС;
-  дата заполнения и подачи бюллетеня (при заочном голосовании - дата начала и окончания приема бюллетеней);
-  ФИО голосующего/его представителя; номер участка;
-  вопросы повестки/решения, четко и однозначно сформулированные, и варианты голосования по каждому из них.

Неподписанный бюллетень считается недействительным.

При заочном голосовании: сдать бюллетень можно лично под роспись, либо в урну для голосования; можно направить почтой по юридическому адресу товарищества.


Протокол ОС

Пункт 25 ст.17 ФЗ-217 содержит некоторые требования к оформлению протокола ОС:

“Решения общего собрания членов товарищества оформляются протоколом с указанием результатов голосования и приложением к нему списка с подписью каждого члена товарищества либо каждого представителя члена товарищества, принявших участие в общем собрании членов товарищества. Протокол общего собрания членов товарищества подписывается председательствующим на общем собрании членов товарищества. ..”

Также к протоколу прилагаются решения в письменной форме голосовавших заочно садоводов (при очно-заочной форме). Результаты голосования индивидуалов оформляются аналогично решениям членов СНТ и тоже прилагаются к протоколу.

Требования к оформлению протоколов общих собраний содержатся и в нормах ст. 181.2 "Принятие решения собрания" ГК РФ.

Протокол общего собрания СНТ содержит:

-  название товарищества;
-  вид документа (ПРОТОКОЛ);
-  дата и номер документа; дата, до которой принимались бланки голосования - для заочного голосования;
-  место проведения собрания;
-  форма проведения(ОЧЕРЕДНОЕ ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ ЧЛЕНОВ);
-  сведения о председателе собрания;
-  сведения о секретаре собрания;
-  сведения о числе присутствующих на собрании ( в том числе через доверенных лиц) и общем числе членов товарищества;
-  сведения о приглашенных;
-  повестка собрания;
-  сведения о ходе и результатах обсуждения вопросов повестки - по каждому вопросу повестки отдельно;
-  перечисление прилагаемых документов;
-  сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол;
-  сведения о лицах, производивших подсчет голосов;
-  подпись председательствующего на собрании;
-  подпись секретаря собрания;
-  печать садоводческого товарищества.

Протокол может быть оформлен в рукописном или печатном виде. Заверяется печатью товарищества.

Статья 21 ФЗ-217 Ведение делопроизводства в товариществе подсказывает, чьи подписи должны быть в протоколах общих собраний и протоколах заседаний правления:
протокол очного собрания подписывает председательствующий на собрании и секретарь;
протокол заочного собрания и протокол заседания правления подписывает председатель товарищества.

Приложения к протоколам должны храниться вместе с протоколом: регистрационный лист, бланки голосования, утвержденные на собрании документы; доверенности на голосование; другие документы.

Садоводы - как члены СНТ, так и индивидуалы - имеют право по заявлению знакомиться и получать за плату заверенные должным образом копии протоколов общих собраний (п.3 ст.11 ФЗ-217 и про индивидуалов - п.7 ст. 5 ФЗ-217).

Заверенные копии протоколов ОС и заседаний правления или заверенные выписки из этих протоколов предоставляются членам СНТ и индивидуалам по их письменному требованию (п.7 ст.21 ФЗ-217).

Обратите внимание! Протоколы общих собраний подлежат хранению в делах товарищества не менее 49 лет (п.6 ст.21 ФЗ-217).

Законом не оговорен срок, в который протокол должен быть составлен. Также закон не запрещает вносить в протокол правки, если вдруг обнаружилась какая-то ошибка. Но делать это нужно правильно: изменяют протокол только лица, его составившие и подписавшие; изменения документируются надлежащим образом. Составляется документ “Изменение/дополнение к протоколу”, в котором указывают основание для внесения изменений, суть изменений, дату внесения изменений. Подписывают те же лица, которые составляли протокол, и председатель товарищества. Ставится печать. Изначальный протокол не перепечатывают, а лишь делают в нем пометку “внесены изменения от …”, документ об изменениях прилагают к протоколу.
Понятно, что не любое изменение протокола оправдано. Необоснованное изменение протокола (например, исправление числа присутствующих с целью добиться кворума, подделка регистрационного листа и т.п.) может быть квалифицировано как мошенничество.

Решение собрания

Это не весь протокол целиком, а лишь принятые собранием решения, некий итог и закрепление результатов собрания в удобной для оглашения сжатой форме.

Оформляем и доводим до сведения садоводов - сайт, информационный щит, СМИ.

Любой юридически доказуемый способ. Мессенджеры (чаты), смс-рассылка, временный сайт, о котором никто не знал до собрания - не совсем удачные с юридической точки зрения способы.